La sécurisation des documents d’entreprise face aux risques de perte, de non-conformité ou de cyberattaques représente un défi critique pour les organisations modernes. ARKEVIA, coffre-fort numérique dédié à la gestion documentaire professionnelle, propose une solution robuste pour stocker, organiser et protéger vos fichiers sensibles en conformité réglementaire. Découvrez comment cette plateforme optimise la sécurité des données, la traçabilité des accès et la simplification des processus RH, notamment pour la dématérialisation des bulletins de paie et la conservation des documents sur 50 ans.
Sommaire
- Qu’est-ce que ARKEVIA et son importance pour la gestion documentaire
- Fonctionnalités principales du coffre-fort digital ARKEVIA
- Sécurité et conformité réglementaire d’ARKEVIA
- Intégration et déploiement d’ARKEVIA dans l’entreprise
Qu’est-ce que ARKEVIA et son importance pour la gestion documentaire
ARKEVIA est un coffre-fort numérique dédié à la gestion documentaire professionnelle. Cette solution centralise le stockage, l’organisation et la sécurisation des documents d’entreprise. Elle permet aux organisations de conserver leurs fichiers sensibles dans un espace protégé, avec un accès 24/7. L’inward marketing illustre comment les outils numériques transforment les processus métier, tout comme ARKEVIA sécurise vos documents.
Les entreprises doivent gérer la prolifération documentaire, les risques de sécurité et les obligations de conformité. ARKEVIA répond à ces défis en offrant un stockage sécurisé, une conformité réglementaire et un accès pérenne aux informations. La digitalisation de la comptabilité montre des bénéfices similaires, en optimisant les processus tout en garantissant la sécurité. Une entreprise de plus de 200 salariés peut économiser environ 3 000€ par an grâce à cette solution.
Fonctionnalités principales du coffre-fort digital ARKEVIA
Stockage sécurisé et organisation intelligente des documents
ARKEVIA propose un stockage sécurisé pour les documents professionnels et personnels. Il permet de classer les bulletins de paie, contrats et autres fichiers RH dans un coffre-fort numérique accessible via une page de connexion sécurisée.
- Stockage de bulletins de paie électroniques avec un niveau de sécurité optimisé
- Archivage de contrats de travail et accords légaux en format numérique
- Conservation de documents RH importants comme les fiches de paie
- Gestion de factures et documents financiers pour la dématérialisation administrative
- Sauvegarde de documents personnels comme les pièces d’identité ou diplômes
Le système d’organisation d’ARKEVIA repose sur des répertoires personnalisables. Les documents sont indexés avec des métadonnées pour faciliter leur recherche. Le coffre-fort numérique offre un espace stockage sécurisé pour chaque utilisateur.
Gestion optimisée des bulletins de paie et documents RH
La solution spécialisée ARKEVIA gère les bulletins de paie électroniques et les documents RH. Elle permet aux employeurs de stocker les fiches de paie dans un espace sécurisé conformément aux obligations légales.
| Type de document | Durée légale de conservation | Durée de stockage ARKEVIA | Garanties de sécurité |
|---|---|---|---|
| Bulletins de paie | 5 ans (support papier) | 50 ans (format électronique) | Certification NF461, chiffrement AES-256, traçabilité horodatée |
| Contrats de travail | 5 ans après échéance | 50 ans sans limitation temporelle | Signature électronique qualifiée, conformité RGPD |
| Factures comptables | 10 ans | 50 ans + conformité légale | Archivage anti-altération, sauvegardes redondantes |
| Données bancaires | 13 mois | 50 ans ou jusqu’à 75 ans | Technologie « zéro papier », accès protégé par authentification multi-facteurs |
| * Les durées de conservation d’ARKEVIA dépassent les exigences légales grâce à des mécanismes de pérennité des formats (norme ISO 14641-1) et à l’adaptation aux évolutions technologiques. La plateforme garantit la valeur probatoire des documents conformément à l’article 1366 du Code civil. | |||
La dématérialisation des éléments RH via ARKEVIA apporte des avantages opérationnels. Les employeurs réduisent les coûts d’archivage physique. Les employés accèdent 24/7 à leurs fiches de paie et autres documents contractuels dans un espace sécurisé.
Accessibilité et interface utilisateur de la plateforme
La plateforme ARKEVIA propose une interface intuitive avec accès via navigateur ou application mobile. L’authentification se fait via email et mot de passe sur la page connexion sécurisée.
L’application mobile MyARKEVIA permet un accès 24/7 aux documents stockés. Les utilisateurs partagent facilement des fichiers via des liens sécurisés. La consultation reste possible même après la fin du contrat de travail grâce à un espace personnel conservé 50 ans.
Sécurité et conformité réglementaire d’ARKEVIA
Protection des données et technologies de sécurisation
ARKEVIA protège les documents professionnels avec des technologies de chiffrement avancées. La plateforme utilise des protocoles de sécurité renforcés pour prévenir les intrusions et garantir la protection des données sensibles.
Le coffre-fort numérique utilise l’authentification forte, le chiffrement AES-256 et la traçabilité horodatée. Ces mécanismes limitent les risques de cyberattaque. Les accès sont tracés avec horodatage pour assurer la valeur probatoire des documents stockés en conformité RGPD.
Conformité RGPD et normes réglementaires
La solution respecte le RGPD et les normes d’archivage électronique. ARKEVIA possède la certification NF461, la norme ISO 27001 et la conformité eIDAS pour assurer la valeur légale des documents numériques. Ces garanties s’inscrivent dans une approche globale de la Management Directive, assurant une gouvernance solide des données.
- Conformité RGPD pour la protection des données personnelles et la gestion documentaire légale
- Certification ISO 27001 attestant d’un système de sécurité de l’information robuste
- Norme NF Z42-013 garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents archivés
- Certifications SOC 2 et SOC 3 démontrant l’efficacité des contrôles de sécurité
- Certification Hébergeur de Données de Santé (HDS) pour la sécurité des données sensibles
La conformité d’ARKEVIA évite les risques juridiques liés aux documents stockés. L’article 1366 du Code civil reconnaît la même valeur probante à l’écrit numérique qu’au papier, sous conditions d’identité vérifiée et d’intégrité garantie.
Garanties de conservation et pérennité des données
ARKEVIA garantit la conservation des documents pendant 50 ans minimum. La pérennité est assurée par l’adaptation aux évolutions technologiques et la conversion automatique des formats pour maintenir l’accessibilité.
La plateforme utilise des sauvegardes redondantes et un plan de continuité d’activité. La disponibilité des documents est garantie 24h/24 grâce à l’infrastructure certifiée ISO/IEC 27001.
Intégration et déploiement d’ARKEVIA dans l’entreprise
Implémentation et intégration aux systèmes existants
Le déploiement d’ARKEVIA s’effectue par une intégration technique avec les systèmes d’information en place. La solution s’interconnecte avec les logiciels RH, les ERP et autres outils métiers.
L’intégration s’opère via des connecteurs dédiés aux systèmes RH et de gestion. ARKEVIA collabore avec des éditeurs de logiciels de paie pour automatiser les échanges. Pour une adoption optimale, des ressources comme Formaxio peuvent compléter la formation à ARKEVIA. Cette interopérabilité garantit un flux documentaire sécurisé entre les outils.
Adoption par les utilisateurs et gestion des accès
La montée en compétence des utilisateurs se réalise via un parcours d’onboarding structuré. ARKEVIA attribue des profils d’accès différenciés par niveau de responsabilité et de besoin fonctionnel.
ARKEVIA transforme la gestion documentaire d’entreprise en alliant sécurité renforcée, conformité RGPD et accessibilité 24/7. Son coffre-fort numérique centralise bulletins de paie, contrats et fichiers sensibles, réduisant les risques de perte ou de cyberattaque. En intégrant cette solution, les organisations garantissent pérennité des données et fluidifient leurs processus RH, prêtes à relever les défis futurs avec sérénité.
FAQ
Pour qui est conçu ARKEVIA ?
ARKEVIA est un coffre-fort numérique professionnel dédié aux entreprises et organisations. Sa conception vise à répondre aux défis de la gestion documentaire moderne, en offrant une solution robuste pour le stockage, l’organisation et la protection des fichiers sensibles, notamment les bulletins de paie et autres documents RH.
Cette plateforme s’adresse aux entités cherchant à optimiser la sécurité des données, assurer la conformité réglementaire et améliorer la traçabilité des accès. Elle permet également de réaliser des économies significatives sur les coûts d’archivage physique, comme le montre l’exemple d’une économie annuelle de 3 000€ pour une entreprise de plus de 200 salariés.
Combien de temps dure l’intégration ?
La durée précise de l’intégration d’ARKEVIA n’est pas spécifiée, mais le processus est conçu pour être simple et ne requiert pas de compétences techniques avancées. Le déploiement s’effectue via une intégration technique avec les systèmes d’information existants de l’entreprise, tels que les logiciels RH et les ERP, grâce à des connecteurs dédiés qui automatisent les échanges documentaires.
ARKEVIA propose un accompagnement structuré tout au long du projet, incluant un parcours d’onboarding pour les utilisateurs et un support technique. Cette approche vise à faciliter l’adoption et à garantir un flux documentaire sécurisé et fluide entre les différents outils métiers.