SYLAÉ est un portail indispensable pour les employeurs qui bénéficient de contrats aidés. Développé par l’Agence de Services et de Paiement (ASP), ce système permet de dématérialiser les démarches administratives liées à la gestion des contrats spécifiques. Depuis 2015, son utilisation est devenue obligatoire pour déclarer les états de présence des salariés en contrats aidés. Pour y accéder, les employeurs doivent disposer d’identifiants fournis par l’ASP et utiliser une signature électronique sécurisée. Ce portail répond aux enjeux actuels de digitalisation des processus RH tout en offrant un cadre sécurisé pour les échanges de données sensibles.
Comment bien utiliser SYLAÉ pour gérer vos contrats aidés
Le portail SYLAÉ offre une interface complète permettant aux employeurs de gérer efficacement leurs contrats aidés. Pour utiliser ce service, il est nécessaire de disposer d’un compte de connexion délivré par l’ASP. Une fois connecté, l’employeur peut consulter ses dossiers et saisir les données relatives aux salariés à tout moment, ce qui confère une grande flexibilité dans la gestion administrative.
Les informations à déclarer sur SYLAÉ sont précisément encadrées par l’arrêté du 26 novembre 2012. Elles comprennent notamment les coordonnées des salariés, le numéro de convention individuelle, les dates de début et fin du contrat, les éventuelles absences, le montant du salaire et les coordonnées bancaires de l’employeur. Chaque mois, l’employeur doit attester de l’activité effective du salarié via une déclaration sur l’honneur, étape indispensable pour le versement des aides.
Les principaux contrats concernés par ces déclarations sont :
- Le CUI-CAE (contrat unique d’insertion – contrat d’accompagnement dans l’emploi) pour le secteur non-marchand
- Le CUI-CIE (contrat unique d’insertion – contrat initiative-emploi) pour le secteur marchand
- Les contrats relatifs aux activités d’adultes-relais
- Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation (pour les aides associées)
- Les emplois francs (jusqu’au 31 décembre 2024)
La plateforme permet également de consulter l’historique des paiements en un seul clic, ce qui facilite grandement le suivi financier. Les données et échanges sont conservés pendant la durée de responsabilité du comptable public, soit au maximum pendant 5 ans après l’achèvement de la convention individuelle. Cette traçabilité complète des informations répond aux exigences de transparence et de conformité administrative imposées aux entreprises.
Pour les professionnels des ressources humaines qui cherchent à optimiser leurs processus de recrutement, il peut être utile de consulter également les stratégies pour recruter et fidéliser un vétérinaire salarié, dont certains principes peuvent s’appliquer à d’autres secteurs d’activité.
Compte premium et certificats électroniques pour sécuriser vos données
Pour bénéficier d’un traitement prioritaire des dossiers sur SYLAÉ, l’acquisition d’un certificat électronique est incontournable. Ce dispositif répond aux exigences de sécurité du portail, qui impose un niveau minimum RGS* (Référentiel Général de Sécurité). La certification numérique garantit l’authenticité des données transmises et accélère significativement le processus de versement des indemnités.
ChamberSign propose deux types de certificats compatibles avec le compte premium de SYLAÉ :
| Type de certificat | Niveau de conformité | Mode de délivrance | Particularités |
|---|---|---|---|
| EIDUCIO | Réglementation européenne eIDAS et RGS | Support cryptographique, remis en main propre | Signature avancée |
| INITIO | RGS* | Format logiciel via lien de téléchargement | Signature électronique standard |
Ces certificats électroniques permettent de signer numériquement les saisies effectuées sur la plateforme et d’assurer une transmission immédiate des informations. Ce processus entièrement dématérialisé facilite le traitement des dossiers, les rendant prioritaires dans le système. Cela entraîne une réduction significative des délais de traitement administratif et accélère le versement des aides financières aux employeurs.
L’investissement dans un certificat électronique représente également un atout pour d’autres démarches administratives en ligne, devenant un outil multifonction pour l’organisation. Cette approche s’inscrit dans une stratégie globale de digitalisation des processus RH, réduisant les manipulations de documents papier et sécurisant l’ensemble des échanges avec les administrations.
Aides financières et dispositifs accessibles via SYLAÉ
SYLAÉ donne accès à différentes aides financières liées aux contrats spécifiques. L’une des plus notables concerne les contrats de professionnalisation. Pour ceux signés avant le 30 avril 2024, une aide de 6 000 € peut être accordée pour la première année d’exécution du contrat, à condition que le salarié soit âgé de moins de 30 ans. Le versement de cette aide s’effectue de manière automatique et mensuelle, avant même le paiement du salaire, après déclaration sur la plateforme SYLAÉ.
Le dispositif des emplois francs constitue également un avantage financier significatif, bien qu’il prenne fin le 31 décembre 2024. Les contrats conclus jusqu’à cette date restent éligibles, avec une possibilité de déposer une demande jusqu’au 31 janvier 2025. L’aide financière pour un emploi à temps plein se monte à :
- 15 000 euros répartis sur 3 ans (soit 5 000 euros par an) pour une embauche en CDI
- 5 000 euros sur 2 ans (2 500 euros par an) pour une embauche en CDD d’au moins 6 mois
Ces montants sont proratisés en fonction du temps de travail et de la durée du contrat, ce qui permet une grande flexibilité d’application selon les situations spécifiques de chaque entreprise. Pour les demandeurs d’emploi cherchant à comprendre ces dispositifs, Emploirama propose des ressources utiles pour naviguer dans ces opportunités.
Une fois le contrat enregistré et la DSN mensuelle envoyée, l’employeur doit signaler la présence ou l’absence du salarié concerné directement sur SYLAÉ. L’ASP envoie alors un avis de paiement mensuel, consultable sur la plateforme. En cas de rupture anticipée du contrat, l’aide est versée jusqu’au dernier mois effectif, et les sommes perçues en trop doivent être remboursées.
Ces dispositifs ciblent principalement les personnes rencontrant des difficultés d’accès à l’emploi : demandeurs d’emploi de longue durée, personnes en situation de handicap, seniors, jeunes sans qualification et bénéficiaires de minima sociaux. La gestion rigoureuse via SYLAÉ permet d’optimiser le suivi de ces contrats spécifiques tout en simplifiant les démarches administratives pour les employeurs.